יישום 5S זה לא רק פסים צהובים - כך תעבירו את הארגון שינוי אמיתי

למה שיטת 5S לא עובדת כמו שצריך בארגונים?

לעיתים מנהלים חושבים שיישום שיטת 5S הוא עניין פשוט, בסה"כ נדרש לסדר ולנקות את סביבת העבודה, כמה זה כבר מסובך?

בביקורים בלא מעט מפעלים ניתן לראות ניצנים של הטמעת 5S, ריצפה נקיה, פסים צהובים, שילוט אבל האם ניקיון הריצפה מעיד על הטמעת 5S? לאו דווקא. שמסתכלים מתחת לשטיח רואים שלא הכל 5S.

שיטת 5S שמיושמת כהלכה וחודרת את כל שכבות הארגון היא מפתח לשינוי התנהגותי ותרבותי של לקיחת אחריות, 5S הוא אחד הכלים הבסיסיים להטמעת מצוינות תפעולית בארגון.

הערכים שמאחורי שיטת 5S

שיטת 5S היא דרך מעשית לניהול סביבת העבודה המבוססת על ארבעה ערכים ניהוליים שהם חלק מתרבות של מצוינות תפעולית:

1.     כבוד לאנשים

שיטת 5S מעצימה את העובדים ע"י מתן בעלות על סביבת עבודתם. יש מסר מאוד ברור "סביבת העבודה שלך חשובה ויש לך את הרשות לשפר אותה". עובדים המעורבים בשיפור סביבת העבודה שלהם מרגישים מוערכים ומחויבים יותר.

2.     משמעת 

סביבת עבודה מסודרת, נקייה ומשולטת יוצרת גבולות ברורים. העובד מבין מה מצופה ממנו, כבר מהרגע הראשון, הוא מתאים את התנהגותו  לסביבה בה הוא עובד.

3.     פרואקטיביות 

סביבה נקייה ומסודרת מאפשרת לעובד לזהות ולמנוע תקלות כבר בראשיתם.

4.     שיפור מתמיד 

הטמעת 5S גורמת לשינוי תודעתי של שיפור, כשעובד רואה שינוי קטן שהוא היה שותף לו  הוא רוצה להמשיך. זו התחלה של תרבות של שיפור מתמשך ולא רק "פרויקט חד פעמי".

מה מרוויחים מהטמעת 5S?

שיטת 5S מאפשרת לארגון להצליח לשפר את תוצאות התפעול באופן ישיר אך גם בדרך עקיפה ע"י שינוי התנהגותי. להלן מספר דוגמאות:

·       שיפור ביעילות תפעולית - צמצום זמן חיפוש אחר כלים וחומרים וצמצום טעויות הנובעות מאי סדר.

·       שיפור איכות המוצרים - כתוצאה מסביבת עבודה מאורגנת קל יותר לזהות פגמים.

·       סביבת עבודה בטיחותית יותר - אין מכשולים, מים או שמן על הריצפה.

·       שימוש יעיל ברצפת היצור - פינוי מקום ע"י מיון כלים ואביזרים לא נדרשים.

·       מורל עובדים גבוה – סביבת עבודה מאורגנת ונקייה משפיעה על מחוברות העובדים.

איך להצליח להטמיע 5S

ובכל זאת לא מעט מפעלים נעצרים בשלושת השלבים הראשונים מיון, סידור וניקיון ובעצם לא מצליחים למסד את השיטה כחלק יומיומי מפעילות הארגון ויצירת תרבות של מצוינות. אז איך בכל זאת ניתן להטמיע 5S בהצלחה ולהתחיל לשנות את פני הארגון הן מבחינת נראות והן מבחינת התנהגות ותרבות.

להן השלבים העיקריים להטמעה מוצלחת:

1.     הנהלה מחויבת

קודם כל נדרשת תמיכה של ההנהלה והעומד בראשה, בעצם לא רק תמיכה אלא גם מעורבות אישית בכל שלבי התהליך, השתתפות פיזית בהדרכות, סיורים, בקרות, הורדת חסמים שמגיעים מהעובדים, מתן עדיפות לפעילות של 5S על פני פעילויות אחרות.

כל העובדים חייבים להבין שהיוזמה וההובלה מגיעה מהנהלת המפעל.

2.     צוות מוביל

בחירת עובדים מובילים, אחראיים שמהווים דוגמא אישית.

3.     הדרכות

הדרכות לצוות המוביל על עקרונות שיטת 5S ותוכנית הטמעה.

4.     סיפור השינוי

קביעת יעדים להצלחה והסיבות לביצוע 5S בארגון.

5.     תוכנית עבודה

בניית תוכנית מפורטת הכוללת חלוקה לאזורים, סדר פעולות לביצוע ולו"ז, משאבים נדרשים והדרכות לעובדים.

6.     פיילוט

מומלץ להתחיל את היישום באזור אחד, לייצר הצלחה ולהמשיך לאזורים נוספים.

7.     ישוום חמשת השלבים

א.     מיון - הוצאת פריטים שלא נדרשים באזור לשם ביצוע המשימות.

ב.     סידור - סידור אזור העבודה בצורה אופטימלית.

ג.      ניקיון - שמירה על אזור נקי ובמצב תקין.

ד.     מיסוד - כתיבת הוראות עבודה וטפסים שמסבירים מה, מי, ואיך לשמור ולבצע את שלושת השלבים הראשונים בכל יום.

ה.     שימור - שלב השימור הינו החולייה החלשה בתהליך, מכיוון ששלב זה הינו ארוך ולעיתים מייגע. בשלב השימור קובעים ומיישמים שגרות, בקרות וחיזוקים חיוביים שמבוצעים ע"י מנהלי הארגון ועובדיו.

 לסיכום

 כשכואבות לנו השיניים – אנחנו לא מטפלים בהן בעצמנו, אנחנו הולכים למומחה עם ניסיון שיטפל בשורש הבעיה. כך בדיוק עם הטמעת 5S כשכואב בארגון – ביצועים נמוכים, איחור באספקות, חוסר אכפתיות ואי לקיחת אחריות – לא מספיק לנקות ולסדר, צריך ליווי מקצועי שמבוסס על ניסיון, ידע ויכולת להוביל שינוי התנהגותי אמיתי.

אם אתם רוצים שה-5S שלכם לא ייגמר בשלטים ופסים צהובים, אלא יהפוך לדרך חיים בארגון – בואו נדבר.